Übernehmen Sie das Steuer

RMS 2.0 ist gestartet - das Risikomanagementsystem der Finanzverwaltung. Ursprünglich auf 5 Risikoklassen ausgelegt, sind drei verblieben. Klasse 3 beschreibt die "Normal-Fälle". Das sind Steuererklärungen, die kaum auf Rückfragen oder Problemstellungen vermuten lassen. In der Klasse 1 finden sich die "Intensivprüfungsfälle". Dazu gehören laut Insidern Betriebe mit hohem Bargeldumsätzen. Hier gilt es zu prüfen, ob auch wirklich jeder Euro den Weg über die Kasse genommen hat. Auch wenn die Finanzverwaltung dies gelegentlich abstreitet, liegt die Vermutung nahe, dass nach Branchen sortiert wird. Die Gastronomie mit ihrem hohen Bargeldanteil empfiehlt sich für die Klasse 1. Aber auch die früher als integer geltenden Apotheken hat das Finanzamt laut dem Onlinedienst "apotheke adhoc" im Visier. So oder so: Nur eine saubere, unangreifbare Buchhaltung schützt effektiv vor Nachzahlungen.

GDPdU bedeutet in Langform "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Der Gesetzgeber hat bereits 2003 den rechtlichen Rahmen durch Anpassung der Abgabenordnung geschaffen. § 147(6) AO regelt, wie eine solche Prüfung abläuft. Die GDPdU wurde am 1.1.2015 durch die GoBD abgelöst.
GoBD bedeutet in Langform "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" und hat ab 1.1.2015 die früheren GDPdU abgelöst. Das umfangreiche Regelwerk gibt die Verwaltungsmeinung zum Prüfungsablauf sowie zur Speicherung von Buchhaltungs- und Kassendaten wieder.

IDEA hingegen ist die Software, mittels derer der Prüfer vorgeht. Die Langform "Interactiv Data Extraction Analysis" erklärt auch den Zweck der Software: Es handelt sich um ein Datenanalyseprogramm, welches über Schnittstellen Daten aus allen denkbaren Quellen in die Software überträgt.

Diese Daten erhält er auf unterschiedlichen Wegen, die als "Z-Abfragen" bekannt sind. Z3 ist die häufigste Abfrageart. Hier wird eine Daten-CD vom Steuerbüro gefordert, in das IDEA-Prüfprogramm eingelesen und analysiert.

Z2 beschreibt das Abfordern von Ausdrucken, z.B. Rezepturen, Speisekarten, Kalkulationen.

Z1 ist der unmittelbare Kontakt mit dem Prüfer. Indem er am PC des Steuerberaters arbeitet oder -naheliegend und doch noch verdrängt- sich an das Kassensystem des Unternehmens stellt und beliebige Abfragen vornimmt.

Hierfür kann der Prüfer auch auf geschultes Personal aus der Finanzverwaltung zurückgreifen. Oder er bedient sich des Intranets, worin er für die gängigen Kassensysteme Bedienungshinweise aus früheren Prüfungen findet.

Fazit: Ohne ein sauberes Zahlenwerk wird es ( zu Recht) teuer.

Z-Berichte müssen einem Gastronomen nicht erklärt werden. Man könnte auch meinen, hier gibt es keinen Risikobereich. Weit gefehlt, denn an dieser Stelle lässt sich die Buchhaltung am leichtesten erschüttern, was zu erheblichen Umsatzhinzuschätzungen führen kann.

Der Prüfer wird sich zwei Dinge sehr genau ansehen:

Liegen alle Z-Berichte vor? Das ist einfach zu erkennen, weil die Z-Berichte fortlaufend nummeriert sind. Fehlen einige Berichte, ist die Prüfung schnell beendet. Es geht nur noch um das Aushandeln der Mehrsteuern.

Welches Datum trägt der Abruf? Finden Sie nicht wichtig? Anhand des Datums will der Prüfer erkennen, ob Sie Ihre Kasse täglich gezählt haben. Hierzu sind Sie verpflichtet. Geschieht dies nicht - leider verloren.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte unseren Beitrag zum Thema Kassenführung im GastgewerbeMagazin der DeHoGa. Zum Artikel gelangen Sie hier >>klick<<

Minuskassenbestände müssen eigentlich nicht besprochen werden, weil sie nicht möglich sind. Sollten Sie eine leere Kasse finden, aus der sie noch Geld entnehmen können, informieren Sie uns bitte (bitte keine Zuschriften aus der Politik). Es ist deshalb nicht zielführend, wenn die Buchhaltung den Beweis antreten will, dass dies dennoch geht und einen negativen Kassenbestand ausweist. Die Folgen hieraus kennen Sie bereits: Ihre Buchhaltung wird verworfen, es folgen erhebliche Steuerzuschätzungen.

Die Entstehung solcher Minuskassen ist indes kein Mysterium. Der Unternehmer hat "bar" Einkäufe aus der Hosentaschenkasse getätigt, die Belege hierfür eingereicht, nicht aber seine Bareinlagen im Kassensystem gebucht. Oder, wie es die Finanzverwaltung häufig vermutet, es wurde schlicht zuviel Umsatz aus nicht nachvollziehbaren Gründen storniert. Der Gegenbeweis zu dieser Vermutung kann kaum geführt werden.

Fazit: Der tägliche Kassenabschluss, der sowieso Pflicht ist, schützt vor solchen Phänomenen, die am Ende richtig teuer werden.

Undokumentierte Kassenstorno sind ebenfalls ein Prüfungsfeld, welches für die Finanzverwaltung attraktiv ist. Ob nun ein Managerstorno, eine Fehleingabe oder eine Warenrücknahme vorliegt: Ziehen Sie unbedingt den Bon, lassen Sie auf dem Bon die Servicekraft und den Restaurantmanager gegenzeichnen. Dieses Vorgehen wird zum Schutz Ihrer Einnahmen vor Personaldiebstahl sowieso unterstellt. Das ist einfach und umsetzbar. Wer indes an dieser Stelle schon einmal "erwischt" wurde und nachzahlen durfte, sei vor all zu heftiger Reaktion gewarnt. Das Niedersächsische Finanzgericht erkannte im Urteil vom 2.9.2004: .."Die Führung eines PC-Kassensystems verstößt gegen die Ordnungsprinzipien des § 146 Absatz 4 AO, wenn bei den Kassenabschlüssen keine Stornobuchungen erfasst sind"... Anscheinend kennt man bei Gericht auch das wahre Leben. Sie kommen also wieder einmal nicht an einer sauberen Dokumentation vorbei, um "prüfungssicher" zu sein.

Der ZRV (Zeitreihenvergleich) unterstellt richtigerweise, dass die in einem bestimmten Zeitraum (Woche oder Monat) eingekauften Waren sich in Umsatz wandeln müssen. Geschieht dies nicht oder nicht im erforderlichen Maße, kann wieder einmal die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verworfen werden. Die Folge sind Hinzuschätzungen und Nachzahlungen.

Der ZRV ist die schärfste Waffe des Prüfers. In Kombination mit der IDEA-Prüfung kann ein erstes Ergebnis nach Einlesen der Buchhaltungsdaten schon in weniger als 5 Minuten geliefert werden. Dann geht es nur noch um Feinarbeit, also das Absichern der schon ermittelten Ergebnisse.

Unterliegt ein ZRV Ergebnis betreffend der Aufschlagsätze erheblichen Schwankungen, so wird der Prüfer die höchsten ermittelten Zuschlagsätze auswählen und mit dem betroffenen Unternehmer diskutieren. Werden diese Phasen dann leichtfertig als "normales Geschäft" erkannt, wird die hohe Kalkulation auf den gesamten Prüfungszeitraum ausgedehnt. Da hilft auch jegliche Diskussion mit der "Betriebsprüfungskartei" und der "Richtsatzsammlung" nicht mehr, wenn der so vom Prüfer ermittelte Aufschlagsatz deutlich über den Richtsätzen liegt. Als sogenannter "innerer Betriebsvergleich" ist allein das ZRV-Ergebnis ausschlaggebend.

Der ZRV lässt sich als Verfahrensbeweis bei Gericht ebensowenig wie geeichte Radarfallen bekämpfen. Der Schlüssel zur Lösung liegt häufig in Detailarbeit. Gehören die Einkäufe, die der Prüfer einem Monat zugeordnet hat, tatsächlich in diesen Monat oder handelt es sich um eine "Sammelrechnung" des Fleischers, deren Waren im vorherigen Monat geliefert wurden? Sind die vermuteten Mehrerlöse beim Unternehmer angekommen und wurde dies mit einer Geldverkehrsrechnung belegt?

Diese Maßnahmen sind extrem arbeitsintensiv und wenig erfreulich, wenn sich trotz "weißer Weste" Lücken auftun, die nach vier Jahren nicht mehr erklärbar sind (z.B. Gefriergutschaden oder sonstiger, nicht gebuchter Verderb).

Fazit: Ein Betriebstagebuch, welches z.B. Gefriergutschäden durch Truhenausfälle festhält, ist ebensowenig unerlässlich wie eine sorgfältige, aussagefähige Buchhaltung. So können Sie binnen Monatsfrist Probleme Erkennen und müssen nicht nach Jahren über mögliche Ursachen nachdenken.

CHi2-Test (ausgeschprochen "Chi-Quadrat-Test") beschreibt eine wissenschaftlich angelegte Analyse aus eingelesenen Buchhaltungs- und oder Kassendaten. Er beruht auf der Überzeugung, dass im Wirtschaftsleben jede Zahl mit der in etwa gleich hohen Wahrscheinlichkeit vorkommt. Natürlich greift das Sytem nicht die erste Nachkommastelle auf (häufig "9"). Tatsächlich ergeben auch Tests in Seminargruppen, dass schon in einer Reihe von 30 schnell untereinandergeschrieben zweistelligen Zahlen ganz eindeutig eine "Lieblingszahl" erkannt wird. Dies passiert natürlich auch, wenn man z.B. einen Kassenumsatz oder ein Fahrtenbuch manipuliert.

In diesem Zusammenhang wird häufig ein Finanzgerichtsurteil erwähnt, wonach ein positiver CHi2-Test die Manipulation bestätigt und zu einem Verwerfen der Finanzbuchhaltung mit der Folge von Steuerhinzuschätzungen führt.

Der Großteil dieser Test ist allerdings entgegen diesem Urteil mathematisch nicht haltbar und kann erfolgreich angegriffen werden.

Temperaturvergleich meint die Tagestemperatur in Relation zur Umsatzkurve. Auch hierfür hält die IDEA-Software ein Makro bereit, welches den Tagesumsatz in Relation zu Wochentagen und Tagestemperatur bringt. Für Unternehmen mit Außengastronomie bringt dies häufig Diskussionsbedarf. Weshalb waren am Samstag, den 19.Juli 2008 die Umsätze bei einer Tagestemperatur von 27,4 Grad so schlecht? Eine Frage, die Ihnen durchaus 2011 vom Prüfer gestellt werden könnte. Denn der zieht sich die Temperaturwerte für Ihre Stadt per Knopfdruck über den Deutschen Wetterdienst in seine Tabellen.

Kennen Sie die Antwort für Ihr Unternehmen?

Fazit: Ohne Betriebstagebuch, welches Baustellen, wichtige Sportereignisse oder sonstige Veranstaltungen zu Lasten Ihres Geschäftsbetriebes ausweist, wird es ein unangenehmes Gespräch.